Wszystkie pisma dekretowane na dany Wydział przez Dyrektora Departamentu są rejestrowane w Dzienniku Korespondencyjnym Wydziału, a następnie przekazywane Naczelnikowi. Naczelnik Wydziału dekretuje każde pismo na nazwisko pracownika, który jest odpowiedzialny za zagadnienie będące tematem pisma. Dekretacja opatrzona jest datą i podpisem Naczelnika. Po przygotowaniu przez pracownika stanowiska w danej sprawie jest ono konsultowane z Naczelnikiem. Ostateczna wersja stanowiska Departamentu w sprawie rozpatrywanej przez Wydział jest uzgadniana z Dyrektorem Departamentu a następnie przedkładana  Jemu do podpisu.

Podreferendarz jest zobowiązany dokonywać raz na miesiąc przeglądu Dziennika  pod kątem skontrolowania terminowego załatwiania spraw. O przekroczeniu terminów informowany jest Naczelnik Wydziału.

Aktualnie wszystkie sprawy załatwiane są na bieżąco - nie ma spraw zaległych. Sprawy, które są opatrzone klauzulą pilne, załatwiane są w pierwszej kolejności - niezwłocznie. Pozostałe sprawy są załatwiane zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego