Departament przyjmuje sprawy kierowane pisemnie, wnoszone telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej (dap@dap.mswia.gov.pl), a także ustnie do protokołu i przekazane Naczelnikowi Wydziału do realizacji przez Dyrektora Departamentu (po uprzednim zarejestrowaniu w Kancelarii Departamentu). Zgodnie z obowiązującym w Departamencie obiegiem korespondencji każda sprawa, pismo, skarga, wniosek wpływający do Departamentu musi być w pierwszej kolejności zarejestrowana w Kancelarii Departamentu poprzez nadanie numeru sprawy a następnie jest dekretowana przez dyrekcję Departamentu na zastępcę dyrektora bądź też naczelnika podlegającego bezpośrednio pod główne kierownictwo komórki. Każdorazowo dekretacja sprawy jest obowiązkowo odpisywana w komputerowej bazie danych korespondencji Departamentu. Następnie naczelnicy wydziałów powierzają wykonanie poszczególnych spraw swoim pracownikom po uprzednim odpisaniu w Kancelarii Departamentu.

Przyjmowanie i załatwianie spraw jest realizowane zgodnie z zasadami ogólnymi oraz przepisami określającymi właściwość organów i dotyczącymi terminów załatwiania spraw - wynikającymi z Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). Przy czym dane kategorie spraw są również rozpatrywane w oparciu o odpowiednie uregulowania szczególne, i tak:

1. statuty:
   1. miast – ww. w poz. II pkt 1a [vide art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.),
   2. województw – ww. w poz. II pkt 1b [vide art. 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 ze zm.)],
2. wnioski dotyczące rejestracji związków międzygminnych [art. 68 ustawy o samorządzie gminnym oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru związków międzygminnych oraz ogłaszania statutów związków (Dz. U. 121, poz. 1307)],
3. wnioski dotyczące rejestracji związków powiatów [art. 68 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru związków powiatów oraz ogłaszania statutów związków (Dz. U. Nr 131, poz. 1472)],
4. powołanie lub odwołanie prezesów regionalnych izb obrachunkowych, ich zastępców oraz członków kolegium, ustalanie wynagrodzenia prezesów i zastępców prezesów regionalnych izb obrachunkowych - na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 2000 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 3, poz. 34), a także rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników regionalnych izb obrachunkowych (Dz. U. Nr 94, poz. 464 ze zm.).

Dodatkowo wskazać należy, że sposób załatwiania skarg i wniosków określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz.46) i zgodnie z tym trybem pracownicy Departamentu rozpatrują przydzielone im skargi lub wnioski.
Pracownik załatwia sprawę w sposób zgodny z przepisami, następnie przygotowany projekt załatwienia sprawy akceptuje Naczelnik Wydziału i zatwierdza Dyrektor Departamentu.

Informacja na temat kolejności załatwienia spraw zgodnie z:

• przepisami kpa
• rozporządzeniem rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. N4 5, poz. 46)
• ustawą z dnia 16 lipca 1998 r. Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województwa (Dz. U. z 2003 r. Nr 159, poz. 1547) odpowiednio do przedterminowych wójtów, burmistrzów i prezydentów miast – w związku z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 ze zm.), a także ustawą z dnia 15 września 2000 r. o referendum lokalnym (Dz. U. Nr 88, poz. 985 ze zm.) w przypadku wyznaczenia przez Prezesa RM osoby pełniącej funkcję organów jednostki samorządu terytorialnego; w przypadku wyznaczenia przez Prezesa RM osoby pełniącej funkcję wójta, burmistrza, prezydenta miasta – zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)
• Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 9 sierpnia 2001 r. w sprawie trybu postępowania przy składaniu wniosków dotyczących tworzenia, łączenia, dzielenia, znoszenia i ustalania granic gmin, nadawania gminie lub miejscowości statusu miasta, ustalania i zmiany nazw gmin i siedzib ich władz oraz dokumentów wymaganych w tych sprawach (Dz. U. Nr 86, poz. 943).